[ 宋建君 ]——(2003-6-27) / 已閱13260次
中儲物流業(yè)務(wù)合同管理之初探
在物流營銷和服務(wù)工作中，合同，是確定我們物流企業(yè)與客戶之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的最重要的法律文本。根據(jù)我們的物流實(shí)踐，我們認(rèn)識到，合同既是業(yè)務(wù)開發(fā)最終確定的結(jié)果，也是業(yè)務(wù)實(shí)施過程中對照執(zhí)行的依據(jù)，更是解決業(yè)務(wù)糾紛主要的依據(jù)。薄薄的一紙合同，其重要性顯而易見。能否實(shí)施有效管理，把好物流業(yè)務(wù)合同關(guān)，是影響中儲股份物流營銷和服務(wù)戰(zhàn)略的一個(gè)重要因素。
一、建立業(yè)務(wù)合同談判機(jī)制
形象地說，合同不是寫出來，而是談出來的，最后形成的合同文本是談判出來的結(jié)果。在業(yè)務(wù)合同談判的實(shí)踐中，我們主要探索了以下三方面：
一是據(jù)理力爭，平等互利。一份成功簽約的合同，應(yīng)該是雙方平等協(xié)商、互惠互利的結(jié)果。例如在與某大鋼廠的談判中，鋼廠以業(yè)務(wù)遍及全國為由，主張使用他們的倉儲保管合同；在訴訟管轄地問題上，主張由鋼廠所在地人民法院管轄。我們據(jù)理力爭，指出中儲股份也是全國性企業(yè)，上市公司有其規(guī)范，不同地區(qū)因其地域特殊性，不可強(qiáng)求一致，必須相互協(xié)商修改合同條款；至于訴訟管轄地，應(yīng)遵循平等原則，由起訴方選擇雙方所在地的任一處來管轄。最終，對方接受了我們的意見，達(dá)成了一致。
二是巧妙設(shè)置，合理規(guī)避。如何將自身風(fēng)險(xiǎn)降到最低，是設(shè)置合同條款的重要準(zhǔn)則。例如在與某外商物流企業(yè)談判中，由于需要我們代墊的運(yùn)輸資金數(shù)額較大，又是滯后結(jié)算，因此我們設(shè)置了預(yù)付款制度，即客戶先期預(yù)付一定數(shù)額的款項(xiàng)，業(yè)務(wù)中發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)先從預(yù)付款中支出，當(dāng)累計(jì)到合同限定數(shù)額時(shí)，客戶在規(guī)定期限內(nèi)及時(shí)支付，補(bǔ)充了原先預(yù)付款中支出的對等金額。這樣既有效解決代墊資金來源問題，同時(shí)也一定程度上規(guī)避了代墊資金帶來的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
三是咬文嚼字，反復(fù)推敲。合同中的字句，是不能模棱兩可、隨意而為的。例如有一次，在與某鋁廠簽訂傳真件發(fā)貨協(xié)議時(shí)，對方提出要核對傳真件發(fā)貨通知單中的“所有要素”準(zhǔn)確無誤，后來，通過耐心地溝通，客戶改變初衷，同意接受我們主張的僅核對通知單欄目中的“文字內(nèi)容”，從“所有要素”到“文字內(nèi)容”，雖只是四個(gè)字的變化，含義卻相差甚遠(yuǎn)。
二、健全重要業(yè)務(wù)合同評審制度
何謂重要業(yè)務(wù)合同，一般似可從業(yè)務(wù)規(guī)模（某一期間物資量或單筆物資量）、金額、風(fēng)險(xiǎn)性等三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來衡量，只要業(yè)務(wù)合同具備上述標(biāo)準(zhǔn)中的任何一項(xiàng)，均可以視為重要業(yè)務(wù)合同，納入評審制度。
健全重要業(yè)務(wù)合同評審制度，可以協(xié)調(diào)各部門立場，從大局出發(fā)，形成企業(yè)整體利益，例如某物資公司主營卷板，其物流業(yè)務(wù)需求涉及倉儲、配送、市場等，在合同中我們不局限于某業(yè)務(wù)是否有收益，而是更強(qiáng)調(diào)企業(yè)整體利益，不僅穩(wěn)定了客戶，而且還進(jìn)一步挖掘了其潛在需求；健全重大業(yè)務(wù)合同評審制度，還可以集思廣益，凝結(jié)集體智慧，從業(yè)務(wù)開發(fā)、作業(yè)以及法律、財(cái)務(wù)等不同部門角度，對合同進(jìn)行更大視角范圍的審視和評定，將一些主要問題暴露在合同正式簽訂之前，由此我們或坦率規(guī)避、或自我調(diào)整，真正做到一諾千金、九言一鼎。
三、完善業(yè)務(wù)合同文本框架
作為重要業(yè)務(wù)合同的補(bǔ)充，對于屬常規(guī)操作業(yè)務(wù)且穩(wěn)定的客戶，一般制成固定的格式合同。格式合同中的條款，預(yù)先反復(fù)推敲，考慮周全，可以較好地維護(hù)公司權(quán)益，操作起來也更為便利。同時(shí)，又預(yù)留其它約定事項(xiàng)的空白處；如果約定事項(xiàng)內(nèi)容較多，可另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，這些均有效增強(qiáng)了格式合同的靈活性。
對于單筆業(yè)務(wù)的零散客戶，則可以采取托運(yùn)書的形式，將一些主要的條款內(nèi)容印制在委托書的背面加注說明，類似于郵政特快專遞（EMS），客戶一旦簽章合同即告生效，同時(shí)也意味著接受加注說明中規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)。
四、關(guān)注合同執(zhí)行過程
合同作為法律事實(shí)的一種，其主要的法律特征之一就是具有合法性、確定性和可履行性。依法簽訂的合同，受國家法律保護(hù)，內(nèi)容確定，隨之而來的就是合同的執(zhí)行問題。
例如，重要業(yè)務(wù)合同經(jīng)過合同評審之后，相關(guān)部門對具體條款均有了直觀的認(rèn)識，在執(zhí)行過程中根據(jù)確定的目標(biāo)履行相應(yīng)義務(wù)。通過制訂有關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范合同執(zhí)行管理：業(yè)務(wù)開發(fā)部門做好全程業(yè)務(wù)跟蹤，作業(yè)部門實(shí)施具體的生產(chǎn)作業(yè)，財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)結(jié)算管理，法律部門全面監(jiān)督合同履行情況等。相關(guān)部門各司其職，共同做好合同執(zhí)行工作。
五、構(gòu)建業(yè)務(wù)合同庫
如果說上述合同管理手段是一種動(dòng)態(tài)管理方式，更多的是著眼于從合同談判、簽訂、執(zhí)行等過程化的管理，那么構(gòu)建業(yè)務(wù)合同庫，則應(yīng)屬于靜態(tài)管理方式，根據(jù)公司物流業(yè)務(wù)實(shí)際，對不同部門的不同業(yè)務(wù)合同進(jìn)行歸檔、分類，逐步構(gòu)建業(yè)務(wù)合同庫。
在業(yè)務(wù)合同庫中，不僅僅有已經(jīng)簽訂的正式合同，還應(yīng)該包括該合同初稿、評審意見、相關(guān)會議紀(jì)要以及在合同執(zhí)行過程中形成的補(bǔ)充協(xié)議等，這些相關(guān)材料均應(yīng)納入合同庫的有效管理中做好存檔，以備查考。
六、在合作中向客戶學(xué)習(xí)
在物流業(yè)務(wù)實(shí)踐中，我們感覺到，客戶們的法律意識都非常強(qiáng)。例如某不銹鋼公司要求在主合同之外，另行要求我們尋找第三方與之簽訂連帶擔(dān)保協(xié)議；某家外地銀行簽訂質(zhì)押貸款合同，不僅從當(dāng)?shù)匮垇砹斯C人員，而且還要現(xiàn)場看著法定代表人簽字，如果法定代表人不在，一定要代理人出示授權(quán)委托書。至于要求提供通過年度工商檢的企業(yè)法人執(zhí)照、公司資信級別證明等的客戶則更多。
客戶們的這些做法，給我們帶來的啟示是，要在合作中向客戶們學(xué)習(xí)，充分運(yùn)用法律，最大限度地發(fā)揮其效力空間，規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)好我們的合法權(quán)益。
強(qiáng)化物流業(yè)務(wù)合同管理，可以使我們在業(yè)務(wù)工作中由“事后救火”變?yōu)椤笆虑胺阑稹保卫螛淞ⅰ巴鲅蜓a(bǔ)牢已晚，防患未燃為先”的觀念。同時(shí)，物流業(yè)務(wù)合同管理，也是一個(gè)值得深入研究和探討的大課題，除了上述六種管理思路之外，還有組織機(jī)構(gòu)健全、規(guī)章制度保障、人才引進(jìn)和培養(yǎng)、法律知識培訓(xùn)以及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件管理等，在此就不一一贅述。
（江蘇無錫市錫滬路183號 宋建君）
